ברוכים הבאים
רשת בתי קפה ידועה ניסתה לפני זמן מה לערוך קורס מיוחד להכנת קפה, המיועד במיוחד למזכירות. כן, כן, קראתם נכון: קורס הכנת קפה למזכירות. התפתחות מכונות הקפה וסוגי הקפה בשנים האחרונות מחייבת קורס, כך הם אמרו. וכך, על אף שמקצועות המזכירות התקדמו עם השנים וכיום כוללים הרבה יותר תפקידים ומיומנויות מעבר להכנת קפה, מסתבר שגם בתחום זה יש התפתחויות וחידושים וישנם כאלה שבוחרים לסייע להתמקצעותן של המזכירות גם בזירה זו. הרעיון אגב, נשאר ברמת הגימיק, ולא הצליח.
החלטנו לנצל את ההזדמנות ולבחון מה באמת חדש בתחום האדמיניסטרציה, מה ההבדל בין פקיד/ה לבין מזכיר/ה, מנהל/ת לשכה, עוזרת אדמיניסטרטיבי/ת, או עוזר/ת אישי/ת, מהן הדרישות עבור כל אחד מהתפקידים ומהם טווחי השכר בהם.
המומחים של אורטל משאבי אנוש מסבירים ומספקים המלצות למחפשי העבודה בתחום:
ראשית נבהיר, את מרבית תפקידי האדמיניסטרציה למיניהם מאיישות נשים, ולכן מטעמי נוחות בלבד נשתמש כאן בלשון נקבה, אך כמובן שהדברים מיוחסים לשני המינים.
תפקידי הפקידות והמזכירות הלכו והתפתחו עם השנים, בהתאם לצרכי השוק, וכיום מהותם שונה מבעבר. אם לפני מס' שנים תפקידה של המזכירה הסתכם בדרך כלל בהדפסות, קביעת פגישות, תיוקים והכנת קפה, הרי שכיום המטלות שלה רבות יותר, מורכבות יותר ודורשות מיומנויות גבוהות הרבה יותר.
במהלך השנים, עם התפתחותה של הטכנולוגיה, חברות רבות, בעיקר בתחום ההיי טק, צמצמו את מס' המזכירות בחברה באופן משמעותי, וזאת לאור השימוש הרווח יותר בקרב המנהלים בתוכנות ניהול משרד באופן עצמאי. כיום, לצורך קביעת פגישות כבר משתמשים ב- outlook או בGMAIL, המסונכרנים עם היומנים של שאר המנהלים ובעלי התפקידים בארגון; מסמכים כבר כמעט כולם כותבים ישירות על המחשב (במקום הנוהג לכתוב קודם על דף ואז לתת למזכירה להדפיס); מענה לפניות עובדים או לקוחות כבר נעשה ישירות באמצעות האימייל וגם תזכורות כבר "קופצות" למנהל באמצעות ה- Outlook. ובכל זאת, למרות שלרבים מהמנהלים כבר יש את הידע והיכולת הטכנולוגית לבצע את מרבית המשימות בעצמם, הם נעזרים במזכירה בעיקר מטעמי חיסכון בזמן. אם בשעה שהמנהל נמצא בישיבה, מזכירתו מכינה לו בינתיים את המצגת או את דו"חות האקסל שלהם הוא זקוק בישיבתו הבאה, זוהי בעיקר שאלה של יעילות וניצול נכון של זמן. בכך הופכת המזכירה למעשה למעין יד ימינו של המנהל.
חשוב לדעת: הגבולות בין הגדרות התפקידים של פקידה, מזכירה, עוזרת אדמיניסטרטיבית או עוזרת אישית אינם ברורים וחדים. בהרבה מקרים קיימת חפיפה בין התפקידים ולעיתים מדובר רק בהגדרות תפקיד לכאורה יותר יוקרתיות. הכל תלוי בעיקר במהות התפקיד, בגודל ובסוג הארגון ובתחום עיסוקו, כמו גם באופיו של המנהל, ובמידת התלות שלו במזכירה. כך לדוגמא, יכולה להיות מזכירה שבעצם תנהל את כל העניינים האדמיניסטרטיביים ולפיכך תהיה מאוד דומיננטית, ועדיין היא תיקרא מזכירה מכיוון שכך נהוג באותה חברה שבה היא מועסקת. לעומתה מזכירה בארגון גדול, שתפקידיה מצטמצמים לכדי תיאום יומנים וסינון שיחות (משימות שאינן פשוטות לכשעצמן), תכונה עוזרת אדמיניסטרטיבית, כי כך נהוג בחברה זו. וכמובן ההיפך. כך שאת כל מה שנאמר וייאמר כאן בנושא יש לבחון לגופו של עניין.
על כל פנים, תהיה הגדרת התפקיד אשר תהיה - תפקידי המזכירות והאדמיניסטרציה הינם תפקידים שחיוניותם לארגון אינה מוטלת בספק. המשפט "מאחורי כל מנכ"ל/ית מצליח/ה עומדת מזכירה תקתקנית" מסכם זאת לא רע. ואכן, מאחר וכרוכה בהם אחריות רבה, רשימת הדרישות לתפקידי מזכירות ואדמיניסטרציה כוללת לעיתים קשת רחבה של תכונות וכישורים, ביניהם: ראש גדול, אסרטיביות, חריצות, רצינות, יוזמה, תודעת שירות גבוהה, אדיבות, "תקתקנות", יכולת עבודה על מס' משימות ופרויקטים בו זמנית ("Multi-tasking"), כושר ארגון וסדר, יסודיות, שליטה ביישומי מחשב (Outlook, Word, Excel, Power Point) וייצוגיות. ברוב המקרים נדרש גם ניסיון קודם, ובחלקם נדרש גם תואר ראשון ושליטה באנגלית ברמות שונות (שוב, תלוי במשרה).
פקידה – עבודתה של הפקידה כוללת בדרך כלל עבודות יותר פשוטות כגון הדפסות, סינון שיחות, תיוקים, קבלת קהל, שליחויות לדואר ולבנקים, קניות עבור המשרד ועוד.
מזכירה / מזכירה בכירה – רמה גבוהה יותר מפקידה, בעלת ניסיון של שנתיים ומעלה. ברוב המקרים נדרשת שליטה גבוהה ב-Exel, Power Point, וכמובן ב-Word וב- Outlook, בחלק מהחברות, בעיקר לאלו שיש להן ממשק כלשהו עם חו"ל, נדרשת גם אנגלית ברמה טובה ומעלה. תפקידה של מזכירה כולל מתן שירותי אדמיניסטרציה למנהל אחד או מס' מנהלים בארגון, לרבות הפקת דו"חות שונים, הכנת מצגות, הכנת חומרים לפגישות, סינון שיחות, קבלת הודעות וכיוצ"ב.
עוזרת אדמיניסטרטיבית – ישנם מקומות שזהו כינוייה של המזכיר/ה ה"רגילה" וישנם מקומות שמדובר בתפקיד בכיר יותר. במקרים שכאלה אחראית המנהלת האדמיניסטרטיבית על כלל המזכירות בארגון, וכשמה, אחראית על העניינים המנהלתיים בארגון, כגון: הזמנת ציוד משרדי , בחירת ספקים בתחומים שונים, אחריות על שירותי המחשוב בחברה (במידה ואין מחלקה המיועדת לכך), תיאום טיסות לחו"ל ועוד. בדרך כלל כולל התפקיד נגיעה בתחום הכספים (טיפול בקבלות, חשבוניות ספקים, השוואות הצעות מחיר וכדומה) ולכן נדרשת שליטה גבוהה ב-Excel. כמו כן, נדרשת יכולת גבוהה בניהול מו"מ, אסרטיביות ודעתנות, ובאופן כללי יכולת לנהל גם את המנהלים.
עוזר/ת אישי/ת – קיימים מקרים שבהם המזכירה מכונה "עוזרת אישית" מתוך מטרה לשדרג את הגדרת התפקיד. במקרים כאלו התפקיד מאוד דומה לתפקידה של המזכירה למעט מס' הבדלים: ראשית, ברוב המקרים היא צריכה להיות אקדמאית , ייצוגית ובעלת שליטה באנגלית ברמה גבוהה. שנית, לרוב עוזרת אישית תעניק שירות רק למנהל אחד בארגון, בעוד שמזכירה לעיתים מעניקה שירות למס' מנהלים ובעלי תפקידים. עוזרת אישית נדרשת לעיתים קרובות לעבוד סביב השעון (בניגוד למזכירה שלרוב עובדת בשעות מוגדרות, למעט שעות נוספות בעת הצורך). במקרים מסויימים כוללת עבודתה של העוזרת האישית גם טיפול בנסיעותיו העסקיות (וגם הפרטיות) של הבוס לחו"ל, קשר עם ויועצים חיצוניים, ולעיתים אף טיפול בעניינים אישיים כגון קניית מתנות לבני משפחתו.
כמו בכל תחום, גם כאן קיים מסלול התקדמות די טבעי. חסרות ניסיון או בעלות ניסיון מועט משמשות בדרך כלל כפקידות, וככל שהן צוברות יותר ניסיון ויותר מיומנויות, הם יכולות להתקדם לתפקיד של מזכירות, שבו האחריות גדולה יותר (וגם המשכורת). עם השנים ניתן להתקדם לתפקיד של מזכירה בכירה, עוזרת אישית או עוזרת אדמיניסטרטיבית, הכל בהתאם למקובל באותו ארגון. באשר למשכורות – יש לציין כי הן משתנות בהתאם להגדרת התפקיד אך גם בהתאם לוותק, לסוג הארגון, לרמת האנגלית ולפרמטרים נוספים. למשל, פקידה מתחילה יכולה להרוויח כ-5000 שקלים בחודש, בעוד מזכירה בכירה + אנגלית יכולה להגיע למשכורת של 10,000 שקלים ומעלה.
מספר דברים שכדאי לזכור בעת חיפוש עבודה במקצועות המזכירות והאדמיניסטרציה:
לסיכום, כבכל תפקיד, גם בתפקידי האדמיניסטרציה קיימים גוונים שונים, אם כי לא תמיד ברורים, המשתנים בהתאם להגדרות הארגון. למזכיר/ה של היום יש הרבה יותר תחומי אחריות מבעבר, ולכן מזכירה טובה נחשבת נכס לארגון בכלל ולמנהל שלה בפרט. לא לחינם אמר פעם אחד המנהלים הגדולים על העוזר/ת האישי/ת שלו: "היא המנהלת האמיתית כאן. היא זו שאומרת לכולנו מה לעשות. בלעדיה אני אבוד"...
